Как счетоводството е информационна система

Счетоводната информационна система е начин за проследяване на всички счетоводни и бизнес дейности на дадена компания. 

Счетоводните информационни системи обикновено се състоят от шест основни компонента: хора, процедури и инструкции, данни, софтуер, инфраструктура на информационните технологии и вътрешен контрол. По-долу е представена подробна разбивка на всеки компонент.

1. Хора от AIS

Хората в една АИС са потребителите на системата. Една АИС помага на различните отдели в компанията да работят заедно. Специалистите, на които може да се наложи да използват АИС на организацията, включват:

  • Счетоводители
  • Консултанти
  • Бизнес анализатори
  • Мениджъри
  • Главни финансови служители
  • Одитори

Например, ръководството може да определи цели за продажбите, за които служителите могат да поръчат съответното количество инвентар. Поръчката за инвентар уведомява счетоводния отдел за ново задължение. Когато в предприятието се извършват продажби, хората и отделите, участващи в процеса на продажби, могат да включват следното:

  • Служителите по продажбите въвеждат поръчките на клиентите в АИС.
  • Счетоводството фактурира или изпраща фактура на клиента.
  • Складът сглобява поръчката.
  • Отделът за експедиция изпраща поръчката на клиента.
  • Счетоводният отдел получава известие за ново вземане, което представлява IOU от клиента, което обикновено се плаща в рамките на 30, 60 или 90 дни. Счетоводни услуги.

Отделът за обслужване на клиенти проследява поръчката и пратките на клиентите.

Ръководството използва AIS за създаване на отчети за продажбите и извършване на анализ на разходите, който може да включва инвентаризация, доставка и производствени разходи.

С добре разработената AIS всички в организацията имат достъп до една и съща система и могат да извличат една и съща информация. AIS също така опростява процеса на докладване на информация на хора извън организацията, когато това е необходимо.счетоводни услуги

Например консултантите могат да използват информацията в AIS, за да анализират ефективността на ценовата структура на компанията, като разглеждат данните за разходите, продажбите и приходите. Също така одиторите могат да използват данните, за да оценят вътрешния контрол на компанията, финансовото ѝ състояние и спазването на разпоредби като Закона Сарбейнс-Оксли (SOX).

АИС трябва да бъде проектирана така, че да отговаря на нуждите на хората, които ще я използват. Системата също така трябва да е лесна за използване и да подобрява, а не да пречи на ефективността.

2. Процедури и инструкции

Процедурата и инструкциите на дадена АИС са методите, които тя използва за събиране, съхраняване, извличане и обработка на данни. Тези методи са както ръчни, така и автоматизирани. Данните могат да идват както от вътрешни източници (напр. служители), така и от външни източници (напр. онлайн поръчки на клиенти).

Процедурите и инструкциите ще бъдат кодирани в софтуера на AIS. Процедурите и инструкциите обаче трябва да бъдат “кодирани” и в служителите чрез документация и обучение. Процедурите и инструкциите трябва да се спазват последователно, за да бъдат ефективни.

3. Данни от AIS

АИС трябва да има структура на база данни за съхраняване на информация, като например структуриран език за заявки (SQL), който е компютърен език, често използван за бази данни. SQL позволява данните, които се намират в AIS, да бъдат манипулирани и извличани за целите на отчитането.

 АИС ще се нуждае и от различни екрани за въвеждане на данни за различните видове потребители на системата и за въвеждане на данни, както и от различни изходни формати, за да отговори на нуждите на различните потребители и на различните видове информация.

Данните, съдържащи се в АИС, са цялата финансова информация, свързана с бизнес практиките на организацията. Всички бизнес данни, които оказват влияние върху финансите на компанията, трябва да се въвеждат в АИС.

Видът на данните, включени в АИС, зависи от естеството на бизнеса, но може да се състои от следното:

  • поръчки за продажби
  • Извлечения от сметките на клиентите
  • отчети за анализ на продажбите
  • Заявки за покупка
  • Фактури от доставчици
  • Регистри за проверки
  • Главна книга
  • Данни за инвентара
  • Информация за заплатите
  • Отчитане на работното време
  • Данъчна информация

Данните могат да се използват за изготвяне на счетоводни справки и финансови отчети, включително за стареене на вземанията, амортизационни графици, пробен баланс и отчет за приходите и разходите. Наличието на всички тези данни на едно място – в АИС – улеснява дейностите на предприятието по водене на отчетност, докладване, анализ, одит и вземане на решения. За да бъдат полезни данните, те трябва да бъдат пълни, точни и подходящи.счетоводна къща

От друга страна, примери за данни, които не се вписват в АИС, са бележки, кореспонденция, презентации и наръчници. Тези документи може да имат допирна връзка с финансите на компанията, но като се изключат стандартните бележки под линия, те всъщност не са част от воденето на финансовата отчетност на компанията.

4. Софтуер на AIS

Софтуерният компонент на АИС са компютърните програми, използвани за съхраняване, извличане, обработка и анализ на финансовите данни на дружеството. Преди да се появят компютрите, АИС е била ръчна, хартиена система, но днес повечето компании използват компютърен софтуер като основа на АИС. Малките предприятия могат да използват Quickbooks на Intuit или Sage 50 Accounting на Sage, но има и други.счетоводни услуги

 Малките и средните предприятия могат да използват Business One на SAP.

 Средните и големите предприятия могат да използват Dynamics GP на Microsoft,

 MAS 90 на Sage Group,

 или MAS 200, PeopleSoft на Oracle,

 или Epicor Financial Management.

Качеството, надеждността и сигурността са ключови компоненти на ефективния софтуер за АИС. Мениджърите разчитат на информацията, която той извежда, за да вземат решения за компанията, а те се нуждаят от висококачествена информация, за да вземат правилни решения.

Софтуерните програми за АИС могат да бъдат персонализирани, за да отговарят на уникалните нужди на различните видове предприятия. Ако съществуваща програма не отговаря на нуждите на компанията, софтуерът може да бъде разработен и вътрешно със значителен принос от страна на крайните потребители или може да бъде разработен от трета компания специално за организацията. Системата може дори да бъде възложена на специализирана фирма.счетоводство софия

За публично търгуваните дружества, независимо от това каква софтуерна програма и възможности за персонализация избере предприятието, разпоредбите на Sarbanes-Oxley ще диктуват до известна степен структурата на АИС. Това е така, защото разпоредбите на SOX установяват вътрешен контрол и одиторски процедури, с които публичните дружества трябва да се съобразяват.

5. ИТ инфраструктура

Инфраструктурата на информационните технологии е просто модерно наименование на хардуера, използван за работа на счетоводната информационна система. Повечето от тези хардуерни елементи бизнесът така или иначе би трябвало да има и могат да включват следното:

  • Компютри
  • Мобилни устройства
  • Сървъри
  • Принтери
  • Защити от пренапрежение
  • Маршрутизатори
  • Средства за съхранение
  • Резервно захранване

Освен цената, факторите, които трябва да се вземат предвид при избора на хардуер, включват скорост, възможност за съхранение и дали може да се разширява и надгражда.

Може би най-важното е, че хардуерът, избран за АИС, трябва да е съвместим с предвидения софтуер. В идеалния случай той трябва да бъде не само съвместим, но и оптимален – тромавата система ще бъде много по-малко полезна от бързата.

Един от начините, по които предприятията могат лесно да отговорят на изискванията за съвместимост на хардуера и софтуера, е закупуването на система “до ключ”, която включва както хардуера, така и софтуера, от които се нуждае предприятието. Закупуването на система “до ключ” теоретично означава, че бизнесът ще получи оптимална комбинация от хардуер и софтуер за своята АИС.Счетоводна кантора

Добрата АИС трябва да включва и план за поддръжка, обслужване, подмяна и модернизиране на компонентите на хардуерната система, както и план за изхвърляне на счупения и остарял хардуер, така че чувствителните данни да бъдат напълно унищожени.

6. Вътрешен контрол

Вътрешният контрол на дадена АИС са мерките за сигурност, които тя съдържа, за да защити чувствителните данни. Те могат да бъдат прости като пароли или сложни като биометрична идентификация. Протоколите за биометрична сигурност могат да включват съхраняване на човешки характеристики, които не се променят във времето, като например пръстови отпечатъци, глас и лицево разпознаване.

АИС трябва да разполага с вътрешен контрол за защита от неоторизиран достъп до компютъра и за ограничаване на достъпа до оторизирани потребители, което включва някои потребители вътре в компанията. Тя трябва също така да предотвратява неоторизирания достъп до файлове от лица, които имат право на достъп само до избрани части на системата.

АИС съдържа поверителна информация, принадлежаща не само на компанията, но и на нейните служители и клиенти. Тези данни могат да включват:

  • номера на социални осигуровки
  • информация за заплатите и персонала
  • номера на кредитни карти
  • информация за клиентите
  • Финансови данни на компанията
  • Финансова информация за доставчици и продавачи

Всички данни в АИС трябва да бъдат криптирани, а достъпът до системата трябва да бъде регистриран и наблюдаван. Дейността на системата също трябва да може да се проследява.

Една АИС се нуждае и от вътрешен контрол, който да я защитава от компютърни вируси, хакери и други вътрешни и външни заплахи за мрежовата сигурност. Тя трябва да бъде защитена и от природни бедствия и пренапрежения в електрозахранването, които могат да причинят загуба на данни.онлайн счетоводител