Идеи за оптимизация на работата ни в офиса

За да процъфтява едно предприятие, то трябва постоянно да постига и надминава своите цели. Само това би довело до постигане на най-добрите резултати. Ключът към постигането на това ниво на последователност е в разработването на работен процес, който след това се усъвършенства и подобрява при всеки следващ проект.

Нито една успешна компания не е открила перфектния работен процес от първия опит. Всъщност няма такова нещо като идеален или безупречен процес. Това, което можете да направите, е да го подобрите дотолкова, че да започнете да изпълнявате проектите по-оптимално, навреме и в рамките на бюджета.

Вероятно вече се питате как да го направите? Ние от „Всички теми“ ще ви представим нашите 5 идеи за оптимизиране на работните процеси във вашия офис.

Прочетете още: Начини, с които да подобрим психическото си здраве, за да бъдем по-продуктивни

#1 Проследяване и анализ на времето

Най-лесният начин да пропуснете целта е да отлагате или да губите време, когато трябва да се заемете с изпълнението на дадена задача. Знаем обаче също, че микроуправлението на персонала е неефективно и дразнещо, както за вас, така и за членовете на екипа ви.

За щастие вече съществуват множество инструменти, специализирани в софтуер за проследяване на работното време и дейностите. Тези програми са пригодени за малки, средни или глобални предприятия. Информацията, която може да генерират, е например:

  • Снимки на екрана, които служат като доказателство за извършената работа. Безценен инструмент за управление на отдалечен екип.
  • Автоматично генерирани работни листове. Вече не е необходимо да записвате и организирате часовете ръчно.
  • Ежедневни или седмични отчети за работното време. Тази функция, която гарантира, че клиентите получават точни сметки, а изпълнителите получават заплащане за действително прекараното време в работа и др.

Списъкът продължава. Можете да си изградите пълна представа за това как екипът ви използва времето си, кои членове са най-ефективни и къде се губи време. Използвайте тези данни, за да запълните дупки, да запълвате престои и да мотивирате екипа си. По този начин не само ще оптимизирате работата в офиса, а и ще повишите нейната ефективност.

#2 Мониторинг на работата на екипа

В допълнение към проследяването на времето, можете да използвате и проследяване на състоянието на текущите проекти, за да наблюдавате и оценявате работата на екипа си. Например можете да анализирате задачите и проектите, изпълнени от определени екипи. Тези данни могат да ви помогнат да разберете основната причина за проблемите и на тази основа да потърсите решения за оптимизация.

Ако имате служител, който винаги е с по-ниски нива на активност в понеделник сутрин и петък следобед, можете да се научите да възлагате най-важните задачи извън тези часове. Това е незначителна промяна от страна на ръководителя на проекта, но цялостното въздействие върху ефективността на екипа ви е огромно.

#3 Внедряване на процес за управление на проекти

Ключът към успешното изпълнение на проекта е последователността на процеса. По-конкретно можете да разработите процес за управление на проекти. Това ще бъде подход, който разделя ключовите етапи на всеки проект на точно определени фази. Като поставите ясни очаквания в началото, всеки член на екипа знае как да се справя с текущите и бъдещите си задачи.

Благодарение на този процес целият екип осъзнава цялостната картина, превръщайки групата служители в добре смазана машина. Методът Канбан е най-лесната и гъвкава система, с която можете да започнете. Канбан оптимизира потока на работа, повишава производителността на екипа и удовлетвореността на клиентите.

Внедряването на процес за управление на проекти ще донесе стабилна и осезаема възвръщаемост на вашия бизнес. Това е една от най-високо ценените идеи за подобряване на процесите от успешните ръководители на проекти.

#4 Общувайте

Понякога най-важните стратегии са най-простите. С появата на отдалечени екипи, работещи в сложни структури по целия свят, комуникацията е по-важна от всякога. Оптимизирането на линиите за комуникация между вас и екипа ви е приоритетната идея за подобряване на работния процес. Именно така нещата ще се вършат по-ефективно, с по-висок стандарт и с по-малко объркване.

Когато не всички хора от екипа работят в един офис, стигаме до момент, в който комуникацията е необходимо да се осъществява чрез електронна поща. Затова е още по-важно ръководителите и работниците да разговарят редовно и да провеждат продуктивни дискусии за работата си.

#5 Анализ и оптимизиране

Ако трябва да бъдем честни, наистина няма ограничение за това колко дълъг може да бъде този списък на предложения. Винаги има място за подобрения в работните процеси в офиса. Ако обаче искате това въздействие да бъде значително и трайно, ключът е да преразглеждате и анализирате редовно и на тази основа да оптимизирате работните си процеси.

Ако сте проактивни в прилагането на промени в процесите, бизнесът ви неизбежно ще процъфтява и ще се разраства. Възможно е да не почувствате титанична промяна веднага, но дори фините подобрения могат да наберат скорост с течение на времето.

Прочетете още: Топ 10 културни забележителности по света

Успешният работен процес в голям екип, задължително произхожда от успешната кадрова политика на фирмата. Прочетете нашите съвети за избор на подходящ служител тук.

Харесахте статията? Споделете с приятели!

НАУЧИ НЕЩО НОВО

Продължете да четете

ИМЕЙЛ ЛИСТ

Не пропускай статия

Получавай ежемесечно подбрани от нас заглавия и интересни факти. Научи първи за всякакви новости около платформата!